Una Agencia de Comunicaciones es un aliado estratégico listo a representar los intereses de sus clientes en los medios de comunicación y otros canales.
Esta gestión facilita que empresas, organizaciones y personas contacten medios de comunicación para proponer temas que se convierten en noticias.
De esta forma es que vemos como muchas empresas son mencionadas en entrevistas, artículos de prensa, programas de radio, espacios televisivos, páginas de internet, revistas, redes sociales e incluso aplicaciones, pues por medio de estos canales la Agencia de Comunicaciones construye una reputación para sus clientes, dando a conocer los rasgos y aspectos positivos de una empresa, destacando su acción social y empresarial, creando o gestionando publicaciones que impactan a públicos masivos y diversos.
La acción de la Agencia de Comunicaciones tiene varios frentes, veamos algunos de ellos:
- Creación y distribución de contenidos
- Comunicación de Crisis y Estratégica
- Relaciones públicas y Comunicación Externa
- Entrenamiento de voceros
- Organización de eventos y Ruedas de prensa
- Monitoreo de medios
- Marketing de contenidos y Plan de medios
¿En qué consiste cada una de estas áreas de trabajo?
Creación y distribución de contenidos:
La creación de contenidos es ante todo una tarea conjunta entre la Agencia de Comunicaciones y el cliente. En este sentido desde la Agencia se deben entender muy bien dos cosas fundamentales:
1) Qué hace su cliente y
2) Qué es lo que quiere comunicar.
Partiendo de esta base los relacionistas públicos tienen un argumento sólido frente a los periodistas, a quienes no es fácil llegar con temas empresariales, pero cuándo está claro lo que la empresa quiere comunicar y además se hace desde un enfoque que funciona, los medios reciben estas informaciones desde una perspectiva que les ayuda a crear una noticia de interés para una gran audiencia.
En esta área de trabajo también está la distribución de los contenidos y está claro que es muy importante segmentar a qué periodistas y medios se debe enviar una información por lo que las Agencias de Comunicación deben planear una estrategia de trabajo para ser relevantes con estos contenidos.
Por otra parte esta el tipo de contenido, algo que también se planea con el cliente, pues a partir de lo que este quiera comunicar se realizaran, ej: artículos, columnas, notas de prensa, listicles, entrevistas, entre otros.
El formato también cuenta, es necesario tener un kit de prensa que puede incluir, comunicados de prensa, fotografías, videos de apoyo, multimedias, u otros medios que apoyan la labor del periodista.
Comunicación de Crisis y Estratégica
Cuando por alguna razón la empresa se encuentra ante una situación polémica o de corte claramente negativo, la Agencia de Comunicaciones debe apoyar el balance informativo aplicando un plan urgente de comunicaciones que ayude a balancear las informaciones que se publican en los medios de comunicación.
Si no se tiene un plan de crisis, entonces se debe actuar rápidamente con lineamientos claros de acuerdo a cada canal o medio en el que se es están transmitiendo las informaciones negativas y tratar de mantener siempre disponibles a los voceros que puedan dar una declaración desde la empresa u organización para ayudar a responder a los interrogantes que surgen cuando la empresa es cuestionada o atacada.
Si hay una crisis grave y una mala situación ante la opinión pública, este plan de crisis no solo debe actuar como catalizador de las
informaciones negativas, sino también producir boletines actualizados cada día y convocar a ruedas de prensa en las que los periodistas puedan escuchar y recibir informaciones de la empresa, que ante el daño ya causado, debe tomar acciones y comunicarlas a la audiencia para que sean de conocimiento publico y así tratar de retornar a la normalidad su acción empresarial y social.
Relaciones publicas y Comunicación Externa
No solo se necesita gestionar publicaciones en los medios, la Agencia de Comunicaciones también puede ayudar a mediar con otros actores los avances o actividades de las empresas. Las Relaciones Públicas corporativas son el motor del desarrollo corporativo en el ecosistema o entorno de influencia, por lo tanto un buen relacionista publico debe ayudar a crear o mejorar por ejemplo: alianzas con otras empresas, relaciones con agremiaciones, presencia de la empresa en congresos y eventos del sector, fomentar relaciones con otros actores empresariales a nivel de cluster, emprendimiento e innovación.
El relacionista público debe ser dinámico con muchos contactos en el sector gobierno y privado y velar porque su gestión sea un impulso al posicionamiento de la empresa en el entorno social y productivo.
Entrenamiento de voceros
La Agencia de Comunicaciones también capacita a los voceros. Por lo general, sobre los voceros, ya sea gerente, presidente o CEO, recaen las decisiones de la empresa y a este se le atribuyen los logros y avances de la misma. Pero no siempre los directivos tienen la experiencia para hablar de la empresa y dar declaraciones y/o entrevistas amenas a los medios de comunicación, por lo cual es muy importante que haya un entrenamiento de parte de la Agencia de Comunicaciones a estos lideres que clan la cara a la prensa y a la audiencia.
Son muchos los aspectos del entrenamiento a voceros pero algunos de los mas importantes son: Expresión Oral, Claridad de Exposición, Carisma y asertividad, Tono de la voz y Gestualidad, Oralidad, etc.
Un vocero con estos aspectos claros y con un desempeño sin titubeos en cámara o radio permite aumentar su credibilidad y la de su empresa.
Organización de eventos y Ruedas de prensa
Las ruedas de prensa son fundamentales para la función de la Agenda de Comunicaciones ya que son para comunicar formalmente novedades de las empresas. En su planeación es vital contar con un pull de contactos, periodistas, editores, publicadores y medios.
Una rueda de prensa Bien organizada debe contar con al menos dos voceros de la empresa/organización que puedan resolver todas las dudas sobre el terreno.
También es ideal que los voceros cuenten con una presentación o un video que apoye su exposición y una vez se haya realizado la presentación es necesario abrir un espacio de preguntas para ampliar detalles.
Es importante que los medios se lleven un kit de prensa en el que se incluya un comunicado, así como los medios, imágenes, videos u otros apoyos para sus publicaciones.
En materia de eventos también se presentan muchos retos para las Agencias de Comunicaciones, es vital coordinar todos los esfuerzos para que la empresa tenga una presencia activa en todas las etapas del evento y produzca en todo momento acciones positivas para su marca pues en muchas ocasiones los asistentes a un evento sienten que la organización pudo fallar en alguna parte y eso puede marcar la impresión que se llevan los medios.
Los detalles más importantes a coordinar son:
1) La Planeacion del Contenido, este debe ser totalmente relevante;
2) Los Conferencistas o Invitados, su trayectoria en el tema debe ser evidente y otorgarle autoridad ante el público;
3) Detalles logísticos como coordinación de los mensajes de convocatoria, canales de convocatoria, canales de respuesta o de información, diseño y creación de material POP
y/o de mercadeo, lugar del evento, piezas de comunicación del evento, registro de asistentes, etc
Monitoreo de medios
El monitoreo de medios es la tarea de escuchar y analizar lo que se esta publicando en los medios sabre los clientes.
Para esto existen agencias de monitoreo que se encargan exclusivamente de reportar todas las noticias, enlaces, replicas, menciones en medios e incluso en redes sociales, de forma que este reporte permite tener un indicador de la labor de comunicaciones y del impacto que esta ha tenido en la prensa y otros canales de comunicación.
El monitoreo de medios puede ser una ayuda para saber el alcance de un plan de medios, pero es muy importante poder analizarlo a la luz de varios factores, por ejemplo, si se trata de activar un tema en los medios, si el tema es muy nuevo o los medios apenas lo están conociendo, pues va a ser una labor de largo aliento que requiere no solo analizar la respuesta inmediata, sino a mediano y largo plazo.
Por la misma razón analizar y escuchar no es solo tomar la foto de un momento especifico sino ver como evoluciona, que aceptación tiene y como crece al menos en 3 o 4 momentos cada año, de forma que esa oreja que ponemos en la audiencia y en los medios escuche y sepa la escala de lo que genera aplicar un plan de comunicación especifico.
Plan de medios
Un plan de medios es critico para la Agenda de Comunicaciones porque allí se define a que tipo de medios y audiencias se deben dirigir los esfuerzos de comunicaciones del cliente.
Saber como es el público al que se dirige un comunicado especifico implica estimar un rango de edades, el estrato socio económico, nivel de estudios, entre otros datos que pueden ser útiles para la empresa en función del mensaje que quiere transmitir.
Por ejemplo, sabemos que el público de una revista especializada puede ser muy diferente al de un medio generalista o al de una publicación de nicho económico, esta caracterización nos permite contar con datos estimados del tipo de público al que puede llegar una noticia sabre nuestro cliente y de esa manera tener una mayor impacto en el
mensaje, de acuerdo a la relevancia del medio en un segmento particular de población.
Por otra parte un plan de medios debe contener un cronograma de publicaciones, un ámbito geográfico al cual dirigirse y ademas seleccionar el tipo de canales en los cuales quiere impactar, ejemplo: impresos, virtuales, digitales, sociales, televisados, etc.
Marketing de contenidos
Finalmente, una Agencia de Comunicaciones debe tener en cuenta que estrategias esta creando o llevando a cabo el departamento de marketing y analizar las campañas que se están haciendo desde la publicidad o con anuncios pagados en marketing digital. Esto ayudará a crear un propio marketing de contenidos que se articule al plan publicitario. Esto no significa hacer publicidad desde el plan de comunicaciones, sino crear mejores oportunidades para conducir la audiencia a conocer mas sobre la empresa.
Esto involucra un “timing” entre ambas estrategias, es decir una colaboración que puede complementar las estrategias del mercadeo por medio de publicaciones o contenidos que las refuercen. El mercadeo de contenidos ademas puede conducir a mejorar la toma de decisiones por parte de potenciales clientes quienes no solo van a encontrar la publicidad sobre una marca/empresa/producto sino las noticias y/o las conversaciones que genera esta empresa, algo que va a complementar su decisión de compra o a darle nuevas opciones sobre un servicio o producto.